Integritetspolicy

1 Allmänt

1.1 Denna integritetspolicy ("Policyn") beskriver hur Evity AB, org.nr 559295-3102, ("Evity", "vi", "vår", "våra" eller "oss") behandlar personuppgifter i samband med att du besöker vår hemsida, ansöker om en tjänst hos oss, samt i övrigt när du interagerar med oss.

1.2 Notera att Policyn inte gäller för sådan behandling av dina personuppgifter som vi utför inom ramen för ett avtal som vi har med din arbetsgivare. För information om denna behandling hänvisar vi istället till din arbetsgivare.

1.3 I Policyn beskrivs bland annat hur vi samlar in, lämnar ut och lagrar personuppgifter samt hur vi arbetar med att säkerställa att sådana personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

1.4 Begrepp som används i Policyn ska ha samma innebörd som i Förordning (EU) 2016/679 ("GDPR").

2 Personuppgiftsansvar

2.1 Såvida annat inte anges nedan är Evity personuppgiftsansvarig i förhållande till den personuppgiftsbehandling som beskrivs i Policyn. Det åligger därmed oss att se till att den behandling av personuppgifter som vi är personuppgiftsansvarig för sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

2.2 Evity har genomfört en bedömning av kravet på dataskyddsombud enligt artikel 37 GDPR. Bedömningen visar att Evity inte är skyldigt att utse ett dataskyddsombud. Ansvaret för dataskyddsfrågor ligger hos vår VD och informationssäkerhetsansvarige. Bedömningen omprövas årligen och vid väsentliga förändringar.

3 Kategorier av personuppgifter

3.1 Inom ramen för tillhandahållandet av Tjänsterna behandlar vi de kategorier av personuppgifter om dig som anges under respektive ändamål som listas i avsnitt 4 nedan.

3.2 Även andra kategorier av personuppgifter än de som anges i avsnitt 4 nedan kommer att behandlas av oss beroende på ändamålet för behandlingen och beroende på vilka personuppgifter vi mottar från dig eller andra aktörer.

4 Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter för nedan ändamål:

4.1 För att kunna besvara frågor som inkommer via vårt kontaktformulär eller e-post

4.1.1 Vi behandlar personuppgifter för det övergripande ändamålet att kunna kommunicera med dig. Behandlingen sker exempelvis genom att vi samlar in och bevarar din kommunikation med oss i syfte att kunna följa upp kommunikationen.

4.1.2 De personuppgifter som behandlas för detta ändamål är identitetsuppgifter, kommunikation samt kontaktuppgifter. Dessa uppgifter inhämtas direkt från dig i samband med att du kommunicerar med oss eller använder vårt kontaktformulär.

4.1.3 Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna kommunicera med intressenter, hemsidebesökare och potentiella kunder.

4.1.4 Personuppgifter som behandlas för detta ändamål lämnas ut till de mottagare som anges i avsnitt 5.3 nedan.

4.1.5 Vi behandlar personuppgifter för detta ändamål under 12 månader från det att du senast var i kontakt med oss.

4.2 För att hantera en begäran om tillgång till våra tjänster

4.2.1 Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att hantera begäranden om tillgång till våra tjänster. Behandlingen innebär bland annat att vi samlar in, registrerar och lagrar dina personuppgifter.

4.2.2 De personuppgifter som behandlas för detta ändamål är ditt namn, e-postadress och telefonnummer samt uppgift om det företag du företräder. Dessa uppgifter inhämtas direkt från dig i samband med att du begär tillgång till våra tjänster.

4.2.3 Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna handlägga en begäran om tillgång till våra tjänster.

4.2.4 Personuppgifter som behandlas för detta ändamål lämnas ut till de mottagare som anges i avsnitt 5.3 nedan.

4.2.5 Vi behandlar personuppgifter för detta ändamål under 12 månader från det att de samlades in eller tills dess att dialogen kring samarbete är avslutad.

4.3 För att ingå avtal om tillhandahållande av våra tjänster

4.3.1 Vi behandlar personuppgifter i samband med att du som företrädare för vår kund ingår ett avtal med oss om tillhandahållande av våra tjänster. Behandlingen består bland annat i att vi samlar in dina personuppgifter genom användning av tredjepartstjänster som innebär användning av cookies och liknande tekniker. För information om vår användning av Cookies hänvisar vi till vår Cookiepolicy.

4.3.2 De personuppgifter som behandlas för detta ändamål är ditt namn, din IP-adress och din e-postadress samt uppgift om det företag du företräder. Personuppgifterna som behandlas för detta ändamål inhämtas direkt från dig i samband med att du kommunicerar med oss i din roll av företrädare samt då du besöker vår hemsida.

4.3.3 Behandlingen är nödvändig för att kunna ingå avtal om tillgång till våra tjänster med det företag du företräder.

4.3.4 Personuppgifter som behandlas för detta ändamål lämnas ut till de mottagare som anges i avsnitt 5.3 nedan.

4.3.5 Personuppgifter som behandlas för detta ändamål lagras för en period om för den tid som det företag du företräder är kund till oss samt under den tid därefter som krävs för att vi ska kunna göra och försvara oss mot rättsliga anspråk samt för att kunna uppfylla rättsliga förpliktelser.

4.4 För att skicka våra nyhetsbrev

4.4.1 Vi behandlar dina personuppgifter för att skicka våra regelbundna nyhetsbrev till dig. Behandlingen innebär att vi lagrar dina personuppgifter samt att vi använder dessa då utskicken av nyhetsbreven sker.

4.4.2 De personuppgifter som behandlas för detta ändamål är ditt namn samt din e-postadress. Personuppgifterna som behandlas för detta ändamål inhämtas direkt från dig i samband med att du väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev.

4.4.3 Den rättsliga grunden för denna behandling är det samtycke du lämnar i samband med att du väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev. Notera att du när som helst kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges under avsnitt 11 nedan, eller genom att klicka på länken "avregistrera" som medföljer vårt nyhetsbrev.

4.4.4 Personuppgifter som behandlas för detta ändamål lämnas ut till de mottagare som anges i avsnitt 5.3 nedan.

4.4.5 Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål till dess att du återkallar ditt samtycke.

4.5 För att genomföra rekrytering

4.5.1 Vi behandlar dina personuppgifter men också personuppgifter avseende de referenser du lämnar i syfte att genomföra rekryteringsprocesser. Behandlingen innebär bland annat att vi samlar in och utvärderar dina ansökningshandlingar samt att vi kontaktar de referenser du lämnat.

4.5.2 De personuppgifter som behandlas för detta ändamål är ditt namn, adress och kontaktuppgifter samt ditt CV och de uppgifter som förekommer däri. De personuppgifter som avser referenser är namn och kontaktuppgifter, samt eventuella uppgifter som förekommer vid kontakt med referensen.

4.5.3 Personuppgifterna som behandlas för detta ändamål inhämtas direkt från dig i samband med att du ansöker om en tjänst hos oss via vår hemsida eller LinkedIn. Likaså inhämtas personuppgifter som avser referenser från dig som ansöker om en tjänst hos oss.

4.5.4 Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna genomföra rekrytering.

4.5.5 Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål för en period om 24 månader från tidpunkten för tillsättningen av tjänsten.

4.6 För att administrera kundrelationen

4.6.1 Vi behandlar personuppgifter om dig som är namngiven kontaktperson eller administratör hos en kund, i syfte att administrera kundrelationen, genomföra onboarding och dokumentera kundmöten.

4.6.2 De personuppgifter som behandlas för detta ändamål är namn, e-postadress i tjänsten, telefonnummer och roll. Vi behandlar inte personuppgifter om kundens övriga anställda eller slutanvändare inom ramen för detta ändamål; andra personer omnämns med roll och inte med namn.

4.6.3 Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med den kund du företräder.

4.6.4 Uppgifterna behandlas i ett särskilt åtkomstbegränsat arkiv hos GitHub Inc och med stöd av ett AI-verktyg från Anthropic. Båda är etablerade i USA. Överföringen sker med stöd av EU:s och USA:s ramverk för dataskydd (Data Privacy Framework) samt standardavtalsklausuler.

4.6.5 Uppgifterna behandlas under avtalstiden och sex månader därefter. Uppgifter om avslutade kunder raderas vid vår kvartalsvisa datastädning.

4.7 För att bearbeta dig som potentiell kund när vi har fått dina uppgifter från någon annan än dig själv

4.7.1 Vi köper leads från jämförelsetjänster för affärssystem. Det innebär att vi kan komma att behandla dina personuppgifter, och kontakta dig, utan att du har lämnat uppgifterna till oss. Ändamålet är att bedöma om Evity kan vara relevant för den organisation du företräder och att ta kontakt med dig om det.

4.7.2 Vi hämtar sådana uppgifter från BusinessWith Sweden AB, org.nr 559199-7373, som driver en jämförelsetjänst för systemval. Om vi börjar använda ytterligare källor kommer de att anges här. Uppgifterna kommer från att du har fyllt i jämförelsetjänstens formulär eller systemguide hos den aktören, inte från vår egen hemsida.

4.7.3 De personuppgifter som behandlas för detta ändamål är ditt namn, din e-postadress i tjänsten, ditt telefonnummer, uppgift om det företag du företräder samt de behov och önskemål du har angett i jämförelsetjänsten.

4.7.4 Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att marknadsföra våra tjänster mot organisationer som har visat intresse för system av vårt slag. Vi har vägt detta intresse mot ditt intresse av skydd för dina personuppgifter. Vi har vid den bedömningen beaktat att du själv har vänt dig till en jämförelsetjänst för att få kontakt med leverantörer, att uppgifterna rör dig i din yrkesroll och inte som privatperson, att inga känsliga uppgifter behandlas och att du när som helst kan invända mot behandlingen enligt avsnitt 8.

4.7.5 Personuppgifter som behandlas för detta ändamål lämnas ut till de mottagare som anges i avsnitt 5.3 nedan samt till de konsulter som arbetar med mötesbokning för vår räkning. Dessa arbetar på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.

4.7.6 Vi behandlar personuppgifter för detta ändamål under 12 månader från det att du senast var i kontakt med oss. Om du meddelar oss att du inte vill bli kontaktad raderar vi uppgifterna, med undantag för den notering som krävs för att vi ska kunna respektera din begäran.

4.7.7 Vi informerar dig om denna behandling senast när vi först kontaktar dig, i enlighet med artikel 14 GDPR.

5 Överföring av personuppgifter

5.1 I det fall det är nödvändigt för ett av de ändamål som anges i Policyn delar vi även dina personuppgifter med andra företag än de som anges under respektive ändamål. I vissa fall är dessa företag s.k. personuppgiftsbiträden i förhållande till oss. Det är företag som behandlar information på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner. När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden är det endast för specifika och på förhand bestämda ändamål vilka är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi har avtal med våra personuppgiftsbiträden och kontrollerar att samtliga biträden lämnar tillräckliga garantier avseende säkerhet och sekretess för personuppgifter.

5.2 Vi överför endast personuppgifter till tredje land (dvs. utanför EU/EES) i det fall (i) EU-kommissionen beslutat att det aktuella landet har en adekvat skyddsnivå, (ii) mottagaren av personuppgifter har undertecknat ett bindande och verkställbart avtal som innebär tillräckliga garantier avseende skydd för de personuppgifter som överförs, eller (iii) om det finns en annan rättslig grund enligt tillämplig dataskyddslagstiftning för sådan överföring.

5.3 De kategorier av mottagare som vi delar personuppgifter med är leverantörer av CRM-system, e-post- och nyhetsbrevstjänster, chatt- och supportverktyg, digitala signeringsverktyg, webbanalys och annonsering samt drift och lagring.

5.4 En fullständig och aktuell förteckning över de underbiträden som anlitas i tillhandahållandet av tjänsten Evity finns på evity.hr/underbitradeslista. Förteckningen uppdateras löpande och nya underbiträden meddelas enligt vår rutin för underbiträdesförändringar.

5.5 Vår hemsida använder tredjepartstjänster för analys, chatt, översättning och annonsering. Vilka som används vid varje tidpunkt, för vilket ändamål och med vilken lagringstid framgår av vår cookiepolicy. Icke nödvändiga tjänster aktiveras först efter ditt samtycke.

5.6 Vi kommer även att lämna ut personuppgifter till myndigheter eller andra offentliga aktörer i det fall sådant utlämnande krävs enligt lag.

6 Säkerhet

6.1 Vi har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder i förhållande till de personuppgifter som behandlas enligt Policyn. När så är påkallat utför vi bland annat anonymisering och pseudonymisering av personuppgifter. Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder i syfte att förhindra avsiktlig eller olaglig förstöring, förlust, ändring eller obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som överförs, lagras eller på annat sätt behandlas.

6.2 Ytterligare information om de skyddsåtgärder som vi har vidtagits erhålls genom att kontakta oss i enlighet med avsnitt 11.1 nedan.

6.3 Evity har ett ledningssystem för informationssäkerhet baserat på ISO/IEC 27001. Om du upptäcker en sårbarhet i våra tjänster ber vi dig rapportera den enligt vår policy för sårbarhetsrapportering, eller direkt till security@evity.hr.

7 Lagringstid och rutiner för arkivering och radering

7.1 Vi behandlar endast personuppgifter så länge det behövs för att uppfylla ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. Vi lagrar inte personuppgifter för en längre period än vad som är tillåtet enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, inkluderat GDPR.

7.2 Vi anonymiserar uppgifterna så snart som möjligt efter att de inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in. Vi förbehåller oss rätten att avidentifiera uppgifterna så att informationen kan användas för statistiska ändamål.

8 Dina rättigheter

8.1 Du har följande rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter:

8.2 Du kan kontakta oss via kontaktuppgifterna i avsnitt 11 nedan om du har frågor eller klagomål gällande vår behandling av personuppgifter, eller om du vill utnyttja någon av rättigheterna ovan. Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Vissa rättigheter är begränsade enligt lag, vilket innebär att vi under vissa omständigheter inte är skyldiga att tillgodose en begäran.

8.3 Om du vill framföra ett klagomål avseende vår behandling av personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se.

9 Ändringar i Policyn

9.1 Vi reserverar oss rätten att från tid till annan göra ändringar i Policyn. Datumet för senaste ändring anges nedan. Alla ändringar i Policyn kommer att publiceras på vår webbsida. Vi rekommenderar att du håller dig uppdaterad på innehållet i Policyn för att hålla koll på eventuella ändringar av densamma.

9.2 Om vi ändrar Policyn på ett sätt som innebär en väsentlig förändring kommer vi att informera berörda parter i god tid före det att ändringarna träder i kraft och, om tillämpligt, begära att sådana parter läser igenom och godkänner Policyn på nytt.

9.3 Den senaste uppdateringen av Policyn gjordes den 2026-09-17.

10 Integrationer med Google Workspace och Microsoft 365

För att förbättra användarupplevelsen i Evity erbjuder vi integrationer med Google Workspace, vilket inkluderar Google Single Sign-on, Google Drive och Google Calendar. Som en del av denna integration får vi tillgång till viss användardata från Google.

10.1 Google Single Sign-on

Vi använder epostadress för att autentisera användare via Google Single Sign-on. Detta ger användaren möjlighet att logga in på Evity med sitt google-konto. Detta förbättra säkerhet och användarvänlighet.

10.2 Google Drive

Användare har möjlighet att synkronisera dokument från Google Drive till Evity. I dessa fall har Evity tillgång till filer i användarens Google Drive. Vi använder endast den data som är nödvändig för att erbjuda denna funktion och delar ingen information med tredje part.

10.3 Google Calendar

Användare har möjlighet att synkronisera sin Google Calendar med Evity. Detta innebär att Evity kan skapa kalenderbokningar i användarens Google Calendar samt har tillgång till tillgänglighetsdata i kalendern. Vi har endast tillgång till kalenderdata som krävs för att erbjuda denna funktionalitet och delar inte kalenderdata med tredje part.

10.4 Microsoft 365

För användare vars organisation använder Microsoft 365 erbjuder vi motsvarande integrationer. Vi använder e-postadress för att autentisera användare via Microsoft Single Sign-on. Användare har möjlighet att synkronisera sin Outlook-kalender med Evity, vilket innebär att Evity kan skapa kalenderbokningar i användarens kalender samt har tillgång till tillgänglighetsdata i kalendern. Användare kan även synkronisera dokument från OneDrive till Evity, synkronisera uppgifter från Evity till Microsoft To Do samt få notiser från Evity i Microsoft Teams. Vi har endast tillgång till den data som krävs för att erbjuda respektive funktionalitet och delar inte denna data med tredje part.