Kompetenskartläggning i Evity – så fungerar det i praktiken

I denna artikel har vi fokus mot kompetenskartläggning i Evity, vår HR-plattform som erbjuder ett smidigt och pedagogiskt sätt att hantera allt som rör kompetenser, roller och utvecklingsplaner. Här guidar vi dig genom hur Evitys kompetenskartläggningsfunktion fungerar, steg för steg. Från att definiera kompetenser och certifikat till att analysera kompetensgap med snygga spindeldiagram, visar vi hur du som HR eller chef kan använda Evity för att få full koll på kompetenserna i ditt team och stötta medarbetarnas utveckling.

Definiera kompetenser med nivåer

Första steget i Evity är att skapa ert kompetensbibliotek, en strukturerad lista över de kompetenser som är relevanta i er organisation. Ni kan lägga till varje kompetens (till exempel "Projektledning" eller "Java-programmering") och definiera en skala av nivåer, exempelvis 1–5. Varje nivå kan ha en beskrivning, så att det blir tydligt vad som krävs för att uppnå just den nivån. På så vis säkerställer ni en enhetlig bedömning; en nivå 3 i “Språkkunskaper – Engelska” betyder samma sak oavsett avdelning. Med ett väl definierat kompetensramverk blir kompetenskartläggningen konsekvent och rättvis.

Hantera kurser och certifikat

Utöver kompetenser är det ofta viktigt att hålla reda på medarbetarnas certifikat och utbildningar. I Evity kan ni registrera certifikat och kurser för varje medarbetare tillsammans med datum för när de togs och när de går ut. Systemet hjälper sedan till att bevaka giltigheten, ansvariga personer får automatiska påminnelser när ett certifikat börjar närma sig sitt utgångsdatum​. På så vis slipper ni överraskas av att en viktig certifiering plötsligt har löpt ut; Evity ger er förvarning så att ni kan planera för omcertifieringar eller nya kursinsatser i god tid. All information om utbildningar och certifikat samlas överskådligt, vilket gör kompetenskartläggningen komplett och alltid uppdaterad.

Ställ kompetenskrav på roller

En av de mest kraftfulla funktionerna i Evitys kompetenskartläggning är möjligheten att koppla kompetenser till roller. För varje roll i organisationen (t.ex. "Teamledare", "Säljare" eller "Teknisk specialist") kan ni specificera vilka kompetenser som krävs, och på vilken nivå. Ni kan även ange om en viss roll kräver specifika certifikat eller utbildningar. Detta skapar tydlighet kring förväntningarna: vad behöver en person kunna för att fullt ut behärska sin roll? När ni sedan kartlagt medarbetarnas individuella kompetenser kan systemet automatiskt jämföra deras profil med kompetenskraven för rollen, vilket ger en gap-analys (mer om det nedan). Att definiera kompetenskrav per roll hjälper både vid rekrytering (ni vet exakt vilka kvalifikationer ni söker) och vid intern utveckling (medarbetare och chefer ser vilka områden som behöver stärkas för att nå upp till rollens krav).

Krav på processkunskap

Förutom roller kan ni i Evity även definiera processkunskaper. Det innebär att ni kartlägger kritiska arbetsprocesser eller områden (t.ex. “Onboarding-processen” eller “Kvalitetskontroll”) och anger vilka kompetenser (och på vilken nivå) samt eventuella certifikat som krävs för att hantera dem. Genom att ställa upp krav för processkunskap får ni en överblick av hur väl täckta era viktiga processer är kompetensmässigt. Till exempel kan ni säkerställa att det alltid finns någon med rätt kompetensnivå och certifiering som kan driva en viss process. Om en process visar sig sakna medarbetare med nödvändig kompetens, vet ni att det är ett område där antingen utbildning eller rekrytering behövs. Processperspektivet i kompetenskartläggningen adderar ytterligare ett lager av trygghet, ni ser inte bara kompetens per person eller roll, utan även per affärskritisk process.

Medarbetarnas kompetensprofiler

Varje medarbetare har i Evity en egen kompetenssida, ett slags digitalt kompetens-CV. Denna sida visar alla kompetenser som personen har, tillsammans med aktuell nivå för varje kompetens. Här listas också medarbetarens certifikat och genomförda kurser, så att allt är samlat på ett ställe. Medarbetaren kan själv se sin profil och får på så sätt en tydlig bild av sin egen kompetensportfölj. Chefer och HR kan också se medarbetarnas kompetensprofiler, vilket underlättar utvecklingssamtal och planering. Kompetenssidan är levande, allteftersom medarbetaren utvecklas, uppdateras profilen med nya färdigheter eller högre nivåer. För medarbetaren blir det motiverande att se sina framsteg svart på vitt, och för organisationen ger det transparent information om “vad vi har för kompetens in-house” just nu.

Kompetensutvecklingsplan & gap-analys

När grunden är lagd med kompetenser, certifikat och rollkrav kan Evity ta fram en kompetensutvecklingsplan för varje medarbetare. Den baseras på en gap-analys, det vill säga jämförelsen mellan individens kompetensprofil och de krav (målprofil) som gäller för dennes roll eller framtida roll. Systemet identifierar automatiskt var det finns skillnader: kanske ligger en medarbetare på nivå 3 i en kompetens där rollens krav är nivå 4. Dessa gap blir sedan utgångspunkt för utvecklingsmål. I kompetensutvecklingsplanen kan chefen och medarbetaren tillsammans sätta upp konkreta mål och aktiviteter för att höja kompetensen, till exempel att gå en viss kurs, få mentorstöd eller praktisera i ett projekt för att skaffa erfarenhet inom ett område. Planen tydliggör rollmål (vilka kompetensnivåer som behövs i rollen) och utvecklingsmål (hur medarbetaren ska nå dit). Eftersom allt är integrerat i Evity kan ni följa upp planen över tid, ni ser när en medarbetare har ökat en kompetensnivå eller erhållit ett certifikat och därigenom minskat gapet. Detta strukturerade arbetssätt gör kompetenskartläggning till ett praktiskt verktyg för kontinuerlig kompetensutveckling, inte bara en engångsrapport.

Översikt per team – spindeldiagram och succession

Evity underlättar inte bara på individnivå, utan ger även team- och organisationsöversikter. Chefer och HR kan dra nytta av visuella verktyg som gap-analyser för hela team och kompetensspindeldiagram som visar teamets samlade kompetensprofil. Ett kompetensspindeldiagram (också känt som radar- eller spider-chart) låter er plotta flera kompetenser som axlar och se hur teamet presterar inom varje. Det ger en snabb överblick av styrkor och svagheter i gruppen. Kanske upptäcker ni att team A är starkt inom kompetensområden 1, 2, 3 men saknar kunskap inom område 4, detta kan signalera ett rekryteringsbehov eller en utbildningsinsats för teamet.

Denna helikoptervy är ovärderlig för successionsplanering och strategisk rekrytering. Ni kan till exempel identifiera om det finns en intern kandidat som nästan uppfyller kraven för en nyckelroll som snart blir vakant, genom att jämföra kompetensprofiler inom teamet eller avdelningen. Eller så ser ni svart på vitt att ingen i den nuvarande gruppen besitter en viss kritisk kompetens, vilket tydligt motiverar en extern rekrytering med just den kompetensen i fokus. Genom att ha alla dessa data samlade i Evity slipper ni gissningar och manuella Excel-listor; systemet ger er evidensbaserade insikter för era beslut. Kompetenskartläggningen blir således ett strategiskt beslutsstöd när ni formar framtidens team och ledare.

Vill du se en demo hur Evity kan underlätta ert arbete med kompetenskartläggning?

Boka en demo för att se hur Evity kan hjälpa ert företag.