10 funktioner som behöver finnas med i ett HR-system för små och medelstora företag

Att välja rätt HR-system är en viktig investering för små och medelstora företag som vill effektivisera sina personalprocesser, säkerställa hög kvalitet i hanteringen av personaldata samt följa gällande GDPR, arbetsrätt och kollektivavtal. I denna artikel får du en överblick över vad ett HR-system är, varför det är en smart lösning för moderna organisationer, och vilka tio funktioner som behöver finnas för att skapa en optimal digital plattform. Genom att integrera dessa funktioner kan ni underlätta vardagen för administratörer, chefer och medarbetare och skapa en trygg, strukturerad och effektiv arbetsmiljö.

Vad är ett HR-system?

Ett HR-system är en digital plattform som samlar och hanterar all personalrelaterad information. Systemet fungerar som navet för allt från anställningsavtal och lönehantering till kompetenskartläggning och medarbetarsamtal. Genom att centralisera dessa processer bidrar ett HR-system till att minska manuellt arbete, säkerställa att rätt uppgifter hanteras på rätt sätt och förbättra kommunikationen inom organisationen.

Varför använda ett HR-system?

Moderna HR-system erbjuder en rad fördelar som gynnar hela organisationen. Automatiserade processer sparar tid och minskar risken för manuella fel, vilket i sin tur ökar effektiviteten. Genom standardiserade mallar och rutiner säkerställs att alla moment hanteras med hög kvalitet. Dessutom hjälper ett HR-system er att följa GDPR, arbetsrättsliga regler och kollektivavtal genom att erbjuda säkra lagringslösningar och uppdaterade processer. Detta gör att både administratörer, chefer och medarbetare kan fokusera på det som verkligen räknas, att utveckla och driva verksamheten framåt.

10 funktioner som behöver finnas i ett HR-system

1. GDPR-säker lagring och automatisk datasanering

För att säkerställa att personuppgifter hanteras korrekt och i enlighet med GDPR, måste systemet erbjuda en säker lagring kombinerat med automatisk datasanering. Detta innebär att uppgifter lagras på ett sätt som skyddar integriteten och att data raderas enligt er data retention policy, vilket minskar risken för felhantering och böter. För administratörer medför detta ett minskat manuellt arbete, medan chefer och medarbetare kan känna sig trygga med att deras personliga information behandlas ansvarsfullt.

2. E-signering och kontraktsmallar

En funktion för digital signering tillsammans med standardiserade kontraktsmallar är centralt i ett modernt HR-system. Genom att erbjuda möjligheten att snabbt och säkert signera avtal digitalt elimineras behovet av pappersarbete och onödiga administrativa steg. Detta säkerställer att alla dokument är juridiskt korrekta och hanteras på ett GDPR-kompatibelt sätt, vilket gynnar både den administrativa processen och gör anställningsprocessen smidigare för medarbetare och chefer.

3. Automatiserad Pre-, On- och Off-boarding

Processerna före, under och efter anställning utgör en kritisk del av personalhanteringen. Ett automatiserat flöde för pre-, on- och off-boarding ser till att varje steg, från introduktion av nyanställda till avslut av anställningar, sker smidigt och konsekvent. Genom att standardisera dessa rutiner kan ni spara värdefull tid, säkerställa korrekt hantering av personuppgifter genom hela anställningscykeln och följa alla krav från arbetsrätten och kollektivavtal.

4. Automatiserat HR-årshjul

Ett automatiserat HR-årshjul är ett ovärderligt verktyg för att hålla koll på alla viktiga datum och aktiviteter under året, såsom medarbetarsamtal, utbildningar och lönerevisioner. Med en tydlig planering minimeras risken att viktiga deadlines missas och systemet säkerställer att dokument och data hanteras i tid enligt gällande regler. Detta ger administratörer och chefer en strukturerad överblick över året och bidrar till en smidig arbetsprocess för alla inblandade.

5. Puls- och medarbetarundersökningar

Regelbundna undersökningar är ett effektivt sätt att mäta medarbetarnas engagemang och arbetsmiljö. Genom att integrera puls- och medarbetarundersökningar i HR-systemet kan företaget kontinuerligt få värdefull feedback som underlag för snabba förbättringar. Med hjälp av dessa insikter kan arbetsmiljön anpassas och utvecklas, vilket stärker både den interna kulturen och företagets övergripande kvalitet, samtidigt som hanteringen av personuppgifter sker säkert och enligt GDPR.

6. Medarbetarsamtal

Strukturerade medarbetarsamtal är avgörande för att främja en öppen dialog och personlig utveckling. Genom att använda HR-systemet för att boka, dokumentera och följa upp samtal skapas en ram som underlättar konstruktiv feedback och utveckling. Detta bidrar till en effektiv planering och säkerställer att alla samtal sker på ett sätt som respekterar integriteten, samtidigt som arbetsrättsliga krav efterlevs.

7. Visselblåsarfunktion

En visselblåsarfunktion i HR-systemet ger medarbetare och externa möjlighet att anonymt rapportera oegentligheter och problem. Detta är en viktig funktion för att snabbt kunna identifiera och hantera eventuella missförhållanden, vilket bidrar till en öppen och etisk arbetskultur. Systemet skyddar den rapporterande personens identitet och säkerställer att hanteringen sker i enlighet med både GDPR och arbetsrättsliga principer, vilket i sin tur stärker förtroendet hos medarbetarna.

8. Lönerevision

Att ha ett system för lönerevision innebär att alla lönejusteringar hanteras på ett transparent och rättvist sätt. Genom att automatisera beräkningar och dokumentation minskar risken för manuella fel och säkerställer att lönerna sätts i enlighet med gällande regler och kollektivavtal. För chefer innebär detta en tydlig överblick över löneutvecklingen, medan administratörer kan arbeta effektivt med korrekt och säker hantering av känsliga löneuppgifter.

9. Lönekartläggning

En integrerad funktion för lönekartläggning gör det möjligt att systematiskt jämföra löner och identifiera eventuella skillnader som behöver åtgärdas. Detta bidrar till en rättvis fördelning av löner och säkerställer att företaget uppfyller både lagstadgade krav och kollektivavtal. Denna funktion underlättar för HR-specialister och chefer att fatta välgrundade beslut och ger medarbetarna en känsla av transparens och rättvisa.

10. Kompetenskartläggning

Genom att systematiskt kartlägga medarbetarnas kompetenser kan företaget identifiera luckor och planera riktade utbildningsinsatser. Detta bidrar till att matcha rätt kompetens med rätt roll och att främja kontinuerlig utveckling inom organisationen. HR-systemets hantering av kompetensdata sker på ett säkert och strukturerat sätt, vilket både underlättar administrationen och ger chefer en klar bild av teamets samlade styrkor och utvecklingsområden.

Summering

Genom att använda dessa funktioner i ett HR-system får ni en komplett lösning som inte bara effektiviserar era interna processer utan också säkerställer att ni följer GDPR, arbetsrätt och kollektivavtal. Ett välutrustat system bidrar till en ökad transparens, struktur och kvalitet i personalhanteringen, vilket underlättar vardagen för både administratörer, chefer och medarbetare.

Letar du ett HR-system för er organisation?

Är ni redo att ta nästa steg mot en mer effektiv och säker HR-lösning? Boka ett möte med oss på Evity och upptäck hur vårt digitala HR-system kan anpassas efter era unika behov. Kontakta oss idag för en kostnadsfri demo!