Intervju med SI (Sustainable Intelligence)

Att hantera HR-processer effektivt är en utmaning för många företag. Utspridd personalinformation, bristande struktur för ledare och krav på att följa arbetsrättsliga regler är några av de vanligaste problemen företag står inför. SI, som är verksamma inom flera olika branscher, implementerade nyligen Evity för att möta dessa utmaningar. Vi satte oss ner med Emelie Johansson, Ekonomi/HR, och Lina-Beata Karlsson, Kundcenteransvarig, för att höra hur systemet har hjälpt dem att effektivisera deras HR-processer.

Problem 1: Utspridd personalinformation

För många företag är personaldata ofta spridd över flera system, vilket gör det svårt att ha en bra översikt och skapar ineffektivitet. Detta var en utmaning även för SI innan de implementerade Evity.

"Innan vi började använda Evity, hade vi personalinformation utspridd på olika ställen. Det gjorde det svårt att hålla koll på allt – från anställningsavtal till utbildningar. Med Evity har vi allt samlat på ett ställe, vilket sparar mycket tid och ger oss bättre kontroll," säger Emelie Johansson.

Evity gör det möjligt att samla all personaldata i ett centralt system, vilket både ökar transparensen och effektiviteten i arbetet. Medarbetarna kan också själva uppdatera sin information, vilket minskar administrativa bördor för HR-avdelningen och ökar medarbetarnas självständighet.

"Det är väldigt smidigt att medarbetarna själva kan uppdatera sina uppgifter. På så vis undviker vi mejlande och onödigt dubbelarbete” tillägger Lina-Beata Karlsson.

Problem 2: Brist på struktur och stöd för ledare

En annan utmaning som SI stod inför var att deras ledare saknade ett strukturerat stöd i HR-processer som lönerevision, medarbetarsamtal och frånvarohantering. Det gjorde att mycket tid gick åt till manuell hantering och otydlighet kring ansvarsfördelning.

"Vi har en platt organisation med teamledare som har stort ansvar. Evity har verkligen hjälpt oss att skapa en struktur där varje ledare kan följa sina medarbetare och hantera viktiga processer som lönerevisioner och frånvarohantering på ett smidigt sätt," förklarar Lina-Beata Karlsson.

Med Evity kan ledare på SI själva hantera viktiga HR-uppgifter, såsom e-signering av kontrakt, uppföljning av mål och resultat, utan att behöva förlita sig på HR eller flera olika system. Detta har ökat både effektiviteten och ansvarsmedvetenheten i organisationen.

"Tidigare hade vi Excel-filer och det var mycket som hanterades manuellt, men nu kan varje ledare enkelt gå in i systemet och ha full koll på sina medarbetare. Det har gjort vårt arbete mycket mer strukturerat," säger Emelie Johansson.

Problem 3: Följa arbetsrättsliga lagar och regler

Att följa lagar och regler inom arbetsrätt är avgörande för varje företag, särskilt med tanke på GDPR och andra regelverk. SI behövde en lösning som kunde säkerställa att de hanterade personaldata på ett korrekt sätt och följde arbetsrättsliga bestämmelser.

"Med tanke på GDPR och våra arbetsrättsliga åtaganden har Evity varit en stor hjälp. Vi kan nu vara säkra på att vi följer alla regler och att känslig information hanteras på rätt sätt," berättar Emelie Johansson.

Evity erbjuder funktioner som hjälper företag att säkerställa att de följer både nationella och internationella lagkrav. För SI har detta också varit avgörande för att upprätthålla deras ISO-certifiering.

"Vi är ISO-certifierade, och Evity har spelat en viktig roll i att vi kunnat upprätthålla kraven. Allt är digitaliserat och spårbart, vilket gör att vi kan visa att vi följer GDPR och andra lagar," säger Lina-Beata Karlsson.

Rekommenderar Evity

För SI har Evity inte bara löst konkreta problem utan också gjort HR-processerna mer transparenta och lättillgängliga. Emelie och Lina-Beata är överens om att de skulle rekommendera Evity till andra företag som står inför liknande utmaningar.

"Vi skulle absolut rekommendera Evity. Det har verkligen förenklat vår HR-hantering och gjort oss mer effektiva, samtidigt som vi kan vara säkra på att vi följer alla regler och krav," säger Emelie Johansson.

SI har med hjälp av Evity kunnat överkomma tre av de vanligaste HR-utmaningarna: utspridd personalinformation, brist på struktur för ledare och efterlevnad av arbetsrättsliga regler. Om ditt företag också står inför dessa utmaningar, kontakta oss på Evity för att se hur vi kan hjälpa dig att effektivisera dina HR-processer.

‍

‍