HR-system: så väljer ni rätt system för er organisation

Vad ett HR-system är

Ett HR-system är den plats där allt som rör medarbetarna samlas. Anställningsavtal, kontaktuppgifter, frånvaro, kompetenser, samtal och dokumentation ligger i ett och samma register i stället för utspritt i pärmar, kalkylark och mejlkorgar.

Poängen är inte att digitalisera för digitaliseringens skull. Poängen är att uppgifterna bara finns på ett ställe, att rätt person kommer åt rätt information, och att saker som ska hända faktiskt händer utan att någon behöver komma ihåg dem.

I praktiken märks skillnaden tydligast i tre situationer: när någon börjar, när någon slutar och när ni ska visa upp något för en revisor eller en myndighet.

Vad ett HR-system ska innehålla

Behoven skiljer sig mellan branscher, men det här är den grund de flesta svenska organisationer behöver:

• Personregister med anställningshistorik, avtal och dokument
• On- och offboarding med uppgifter som fördelas automatiskt
• Frånvaro med ansökan, attestering och notiser
• Medarbetarsamtal med mallar, mål och historik
• Lönekartläggning som uppfyller diskrimineringslagens krav
• Lönerevision med ramar, grupper och attestflöden
• Kompetenser och certifikat med bevakning av utgångsdatum
• Visselblåsning med anonym och lagenlig kanal
• Behörighetsstyrning så att chefer ser sitt team och inte allt
• Gallring och spårbarhet för att klara GDPR över tid

Ett vanligt misstag är att bara jämföra funktionslistor. Två system kan ha samma rad i listan och ändå skilja sig helt i hur mycket arbete som återstår efter att funktionen är påslagen.

Se hur Evity löser var och en av punkterna ovan.

Svenska lagkrav som styr valet

Det här är den del som oftast underskattas när man jämför system, särskilt om leverantören är internationell. Svensk arbetsrätt ställer krav som ett generellt HR-system sällan hanterar av sig självt.

Årlig lönekartläggning

Enligt diskrimineringslagen ska alla arbetsgivare göra en lönekartläggning varje år. Har ni minst tio anställda ska arbetet med kartläggningen och analysen dessutom dokumenteras skriftligt. Dokumentationen ska bland annat innehålla resultatet av kartläggningen, vilka lönejusteringar som behövs och en kostnadsberäkning med tidsplan, där justeringarna ska genomföras inom högst tre år.

Ett system som inte kan producera det underlaget gör att arbetet ändå landar i ett kalkylark.

Visselblåsarkanal

Privata arbetsgivare med minst 50 anställda ska ha interna rapporteringskanaler för visselblåsning. För företag i det mindre spannet gällde kravet senast från den 17 december 2023. Kanalen ska gå att använda anonymt och ärendena ska hanteras med rätt behörigheter.

GDPR

Ett HR-system behandlar personuppgifter om era anställda, ofta av känslig karaktär. Ni behöver ett personuppgiftsbiträdesavtal, insyn i var data lagras och vilka underbiträden leverantören anlitar, samt möjlighet att gallra uppgifter när de inte längre behövs.

Fråga alltid efter leverantörens underbiträdeslista. Vår ligger öppet, och här beskriver vi hur data skyddas.

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas systematiskt och dokumenteras. Ett HR-system som hanterar planering, genomförande och uppföljning gör att dokumentationen finns när den behövs i stället för att sättas ihop i efterhand.

HR-system, lönesystem och rekryteringssystem

Begreppen blandas ofta ihop, vilket leder till att organisationer köper samma sak två gånger eller tror att de fått något de inte fått.

De flesta organisationer har minst två av dem och låter dem utbyta personaluppgifter genom en integration, så att samma uppgift inte matas in på två ställen. Se vilka system Evity kopplas mot.

Vad ett HR-system kostar

Den vanligaste modellen på den svenska marknaden är ett pris per medarbetare och månad, ofta tillsammans med en uppstarts- och utbildningskostnad. Priset skalar alltså med organisationens storlek.

Det som gör jämförelser svåra är inte listpriset utan vad som ingår. Fyra saker är värda att kontrollera innan ni jämför två offerter:

1. Moduler eller allt inkluderat. Ett lågt grundpris kan stiga snabbt när ni börjar använda systemet på riktigt.
2. Support. Kostar den extra, och gäller den alla användare eller bara administratörerna?
3. Utbildning. Ingår den, och omfattar den chefer och medarbetare eller bara superanvändarna?
4. Framtida funktionalitet. Får ni det som utvecklas härnäst, eller blir det ett tillägg?

Så ser vår prismodell ut.

Åtta frågor att ställa leverantören

1. Var lagras och behandlas våra personuppgifter, och vilka underbiträden anlitar ni?
2. Kan systemet producera dokumentationen för den årliga lönekartläggningen?
3. Hur styrs behörigheter, och kan en chef begränsas till sitt eget team?
4. Vilka integrationer finns färdiga mot vårt lönesystem, och vad synkas faktiskt?
5. Vad ingår i priset, och vad tillkommer när vi växer eller lägger till en process?
6. Vem får kontakta supporten, och vad kostar den?
7. Hur ser införandet ut, och hur mycket av vår egen tid går åt?
8. Vad händer med vår data om vi säger upp avtalet?

Be om skriftliga svar på fråga ett, fyra och åtta. Det är där skillnaderna mellan leverantörer brukar visa sig.

Vanliga misstag vid upphandling

• Att jämföra funktionslistor i stället för arbetssätt. Fråga hur en konkret process ser ut i systemet, till exempel en sjukanmälan som upprepas.
• Att bara involvera HR. Cheferna är de som ska använda systemet mest. Låt dem se det innan ni bestämmer er.
• Att köpa allt på en gång. Börja med de processer som gör mest skillnad och lägg till resten efterhand.
• Att glömma svenska förhållanden. Ett internationellt system som inte kan svensk lönekartläggning skapar merarbete varje år.
• Att inte fråga om supporten. Det är den ni möter varje vecka, inte säljaren.

Så kommer ni igång

Ett införande brukar följa samma tre steg oavsett leverantör. Det som skiljer är hur mycket arbete som faller på er.

1. Gå igenom era processer. Bestäm hur ni vill arbeta innan systemet sätts upp. Det här steget tar mest tid och är det som avgör resultatet.
2. Bygg upp systemet. Processer, mallar, behörigheter och integrationer mot de system ni redan har.
3. Utbilda alla som ska använda det. Administratörer, chefer och medarbetare har olika behov och bör utbildas var för sig.

Hos oss tar det normalt 4 till 8 veckor från avtal till full drift, med cirka 8 till 16 timmar av er egen tid fördelat över perioden.

Vanliga frågor

Vad är ett HR-system?

Ett HR-system är den plats där allt som rör medarbetarna samlas: anställningsavtal, kontaktuppgifter, frånvaro, kompetenser, medarbetarsamtal och dokumentation. Syftet är att ersätta pärmar, kalkylark och utspridda mejlkorgar med ett register där uppgifterna finns på ett ställe och rätt person kommer åt rätt information.

Behöver ett litet företag ett HR-system?

Det avgörs mer av hur komplext arbetet är än av hur många ni är. Så snart flera chefer ska hantera personalfrågor, så snart ni har krav på årlig lönekartläggning, eller så snart ni märker att samma uppgift matas in på två ställen, börjar ett system löna sig.

Vad kostar ett HR-system i Sverige?

De flesta leverantörer tar betalt per medarbetare och månad, ofta med en uppstarts- och utbildningskostnad. Skillnaden ligger sällan i listpriset utan i vad som ingår. Vissa leverantörer säljer moduler separat, vilket gör att priset stiger när ni börjar använda systemet på riktigt.

Vad är skillnaden mellan ett HR-system och ett lönesystem?

Lönesystemet räknar ut och betalar ut lönen. HR-systemet hanterar allt runt omkring: anställningen, avtalen, samtalen, kompetenserna och dokumentationen. De flesta organisationer har båda och låter dem utbyta personaluppgifter genom en integration.

Måste ett HR-system följa GDPR?

Ja. Ett HR-system behandlar personuppgifter om era anställda, ofta känsliga sådana. Ni behöver ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören, veta var data lagras, kunna styra behörigheter och kunna gallra uppgifter när de inte längre behövs.

Hur lång tid tar det att införa ett HR-system?

Räkna med några veckor till några månader beroende på hur många processer ni för in på en gång. Det som brukar ta tid är inte tekniken utan att bestämma hur ni faktiskt vill arbeta. Hos Evity tar det normalt 4 till 8 veckor från avtal till full drift.