Så väljer du rätt HR-system: En komplett guide

I dagens digitala landskap är det avgörande att ha ett modernt HR-system för att effektivisera personalprocesserna, stärka datasäkerheten och skapa en engagerad arbetsplats. Denna guide ger en djupdykning i de kriterier du bör använda när du jämför olika HR-system – från skalbarhet och integrationer till användarvänlighet, kostnad, vilka funktioner som är oumbärliga samt vikten av pålitlig support.

Inledning

Ett HR-system är mer än bara en digital plattform för att lagra medarbetardata – det är en strategisk lösning som hjälper dig att automatisera processer, optimera arbetsflöden och stödja företagets övergripande mål. I denna guide får du en komplett översikt över vad du bör tänka på innan du investerar i ett HR-system.

Skalbarhet: Väx med ditt företag

En viktig faktor att överväga är om HR-systemet är skalbart och kan växa med ditt företag. Fundera på om systemet hanterar en ökning av antalet användare och om det enkelt kan utökas med nya funktioner i takt med att dina behov förändras. Ett skalbart HR-system säkerställer att du inte behöver byta system när företaget expanderar, vilket sparar både tid och resurser.

Frågor att ställa till leverantören:

• Med våra tillväxtplaner, hur väl kan systemet hantera en ökning av medarbetare och funktionsbehov?

• Kan systemet hantera våra kollektivavtal?

Integrationer: Smidig kommunikation med andra system

För att maximera värdet av ditt HR-system är det viktigt att det kan integreras med andra affärskritiska system, exempelvis lönesystem och ATS-system. Starka API:er och smidiga integrationsmöjligheter gör att data flödar sömlöst mellan systemen, vilket minskar dubbelarbete och säkerställer en enhetlig informationshantering i hela organisationen.

Frågor att ställa till leverantören:

• Vilka av våra system kan ni integrera mot idag?

• Har ni ett öppet API?

Användarvänlighet: Enkelhet och intuitivitet

Ett HR-system bör vara lätt att använda för både HR-avdelningen och de anställda. Ett intuitivt gränssnitt, självinlärande funktioner och stöd via utbildning och support minskar inlärningstiden och ökar acceptansen. Med en hög användarvänlighet får du snabbare ut av systemet och säkerställer att verktyget används flitigt i den dagliga verksamheten.

Frågor att ställa till leverantören:

• Kan vi testa systemet i ett demokonto?

• Kan vi boka in en demo där våra chefer får se hur de kan använda systemet?

Kostnad: En investering som ger avkastning

Pris är en viktig faktor, men det är avgörande att se kostnaden i relation till de funktioner och den effektivitet som HR-systemet erbjuder. Utvärdera både initiala investeringskostnader, licensavgifter, implementeringskostnader samt eventuella dolda utgifter för support och utbildning. En noggrann kostnadsanalys hjälper dig att säkerställa att investeringen ger långsiktig avkastning.

Frågor att ställa till leverantören:

• Hur ser er affärsmodell ut?

• Hur fungerar support och finns det kostnader kopplade till supporten?

Vilka funktioner bör ingå i ett HR-system?

För att få maximal nytta av ditt HR-system bör det innehålla en rad grundläggande och avancerade funktioner som säkerställer att ni följer GDPR, arbetsrätt och kollektivavtal:

• Centraliserad medarbetardata: Ett säkert och uppdaterat system för att hantera all personalinformation.

• Lönekartläggning och lönerevision: Funktioner som säkerställer rättvisa löner och minskar manuellt arbete.

• Onboarding och offboarding: Effektiva processer för att smidigt introducera nya medarbetare och hantera avslut.

• Medarbetarsamtal och utvecklingsplaner: Digitala verktyg för att planera, genomföra och följa upp utvecklingssamtal.

• Puls och medarbetarundersökningar: Digitala undersökningar för att kontinuerligt mäta arbetsmiljö och kultur.

• Personalhandbok: En central plats för all information om företagets kultur, riktlinjer och policys.

• Automatiserat HR-årshjul: Automatisering av återkommande processer och uppföljning för att stötta chefer i deras arbete.

• Självbetjäningsportaler: Möjliggör för medarbetarna att själva uppdatera sin information och hantera personliga ärenden.

• Rapportering och analys: Avancerade verktyg som ger realtidsdata och nyckeltal för strategiska beslut.

• Integrationer med andra system: Säkerställer att data flödar sömlöst mellan HR-systemet och övriga system i företaget.

Inför möte med leverantören

• Genomför en noggrann behovsanalys för att klargöra vad du vill få ut av ditt HR-system. Fundera på vilka resultat ni vill uppnå och hur systemet kan bidra till att nå dessa mål.

Frågor att ställa till leverantören:

• Utifrån vår behovsanalys, hur når vi dessa resultat genom att använda ert system?

• Kan ni ge exempel på kundcase där ni har löst liknande problem och uppnått önskat resultat?

Support: Vikten av pålitlig support från leverantören

När du investerar i ett HR-system är det lika viktigt att ha tillgång till professionell och snabb support från leverantören. En dedikerad support kan vara avgörande för att du ska kunna lösa tekniska problem, få hjälp med integrationer och utbilda dina användare.

Aspekter att tänka på:

• Responsivitet: Hur snabbt svarar supportteamet på frågor och incidenter? En snabb respons minimerar driftstopp och störningar i arbetsflödet.

• Expertis: Har supportteamet gedigen kunskap om HR-systemet och de specifika behoven inom HR? Rätt expertis kan hjälpa dig att optimera användningen av systemet.

• Utbildning och resurser: Erbjuder leverantören regelbundna utbildningar, guider och webbseminarier för att säkerställa att du får ut maximal nytta av ditt HR-system?

• Tillgänglighet: Finns supporten tillgänglig via flera kanaler – som telefon, e-post och livechatt – så att du snabbt kan få hjälp när du behöver det?

Frågor att ställa till leverantören:

• Hur fungerar er support?

• Hur ser ert SLA ut?

• Finns det begränsningar i vilka hos oss som kan kontakta supporten?

En pålitlig support från din HR-systemleverantör är en investering i din organisations kontinuitet och effektivitet. Med rätt stöd kan du tryggt implementera och använda HR-systemet, vilket i sin tur bidrar till en bättre och mer stabil HR-process.

Kravspecifikation för HR-system

Om ni är på väg att skapa en kravspecifikation för er organisation kan ni använda vår mall genom att klicka här. Inne i dokumentet kan du skapa en kopia till ditt eget google-konto eller ladda ned som excel-fil.

Slutsats

Att välja rätt HR-system handlar om att hitta en lösning som är skalbar, integrerbar, användarvänlig och kostnadseffektiv, med en komplett uppsättning funktioner som effektiviserar HR-processerna. En stark support från leverantören är dessutom avgörande för att du ska kunna maximera systemets potential och säkerställa en smidig drift. Med ett modernt HR-system kan du frigöra tid, säkerställa dataskydd och skapa en arbetsplats där medarbetarna trivs och utvecklas.

Vill du veta mer om hur du med rätt HR-system kan driva ditt företag framåt? Kontakta oss för en kostnadsfri demo och upptäck möjligheterna med en modern HR-lösning.